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Dare istruzioni in maniera efficace

Come detto in precedenza, quando chiediamo a qualcuno di svolgere un compito, dobbiamo assicurarci che la persona in questione possa raggiungere un giusto equilibrio fra sforzi profusi e rendimento. Per fare ciò possiamo servirci dei seguenti consigli:

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  • Fornire più dettagli possibili. Non dobbiamo dare per scontato che gli altri sappiano cosa intendiamo. Eugene Lewis Fordsworthe, un filosofo americano, ha detto che le supposizioni sono all’origine di tutti gli errori. Nessuno è capace di leggere nel pensiero. Dobbiamo essere sempre chiari nel fornire delle istruzioni. Ad esempio, se chiediamo a qualcuno di inviare dei questionari ad alcuni stakeholder, dobbiamo specificare anche il numero di soggetti di intervistare e il tipo di questionari da somministrare.
  • Dare delle indicazioni temporali precise dal momento che non tutti percepiscono il tempo alla stessa maniera.
  • Fornire degli esempi soprattutto se la persona cui affidiamo l’incarico non lo ha mai svolto prima.
  • Ricordare che la forma è anche sostanza. È importante essere gentili e cortesi nel chiedere le cose. Ricorda sempre di dire “per favore”!
  • Consentire all’altro di porre delle domande per approfondire il senso delle istruzioni. È necessario concedere il tempo necessario per porre delle domande in modo da migliorare la qualità del lavoro svolto.
  • Assicurarsi che il nostro interlocutore abbia recepito correttamente le istruzioni. Non basta chiedere “Hai capito bene?” perché spesso si tende a rispondere di sì, per paura di essere troppo sinceri. Al contrario, serviti di domande come “Qual è la prima operazione che dovrai fare?”, “E successivamente?”  Lascia che l’altra persona ripeta le istruzioni che hai fornito.
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